COMPTE RENDU

 Proceedings

CONSEIL D’ADMINISTRATION

 BOARD OF DIRECTORS

18 AU 20 mai 2011

 

A Tshikaji

 

Institut médical Chrétien du Kasaï

 

 

Rapporteur: Dr. Denis Pirlot de Corbion

Secrétaire Rapporteur : Rév. Médard Shamuimba Mbombo


 

 

1        Participants. 3

2        Début de la réunion. 4

3        Validation de pouvoir. 4

4        Elections. 4

5        Approbation de l’ordre du jour. 4

6        Approbation de l’horaire des travaux. 5

7        Présentation du directeur de l'IMCK. 5

8        De la représentation de la délégation syndicale au Conseil d’Administration. 5

9        Vision du Conseil d’Administration sur l'IMCK. 5

10     Présentation du rapport d’activité de l'IMCK en 2010. 6

11     Rapport financier de l’exercice fiscal 2010. 6

12     Rapport provisoire du commissaire aux comptes. 6

13     Rapport de la commission de recouvrement. 6

14     Présentation du Directeur. 7

15     Rapport du projet « centrale hydroélectrique ». 7

16     Lettres reçues. 7

17     Commissions de travail du Conseil d’Administration. 8

18     Fin de la réunion. 12

19     Annexe 1 : Commissions Permanentes. 13

20     Annexe 2 : Liste des Positions à l’IMCK. 13

21     Annexe 3 : Liste des personnes autorisées sur les compte bancaires. 13

22     Annexe 4 : Liste des donateurs privés et institutionnels. 14

 


 

 

1          Participants

1.1           Membres présents

1.1.1  Communauté Presbytérienne du Congo (CPC)

1.      Rév. Dr. Mulumba Musumbu Mukundi

2.      Dr John Fletcher

3.      Rév. Tshidinda Mamba

4.      Rév. Mboyamba Kabala

1.1.2  Communauté Mennonite du Congo (CMCO)

5.      Mr. Tshishimbi Kasonga

6.      Rév. Kabasele Bantubiabo

7.      Fr. Laurent Kamizelo Kianza

8.      Rév. Birakara Ilowa

1.1.3  Presbyterian Church (PCUSA)

9.      Dr. Larry Sthreshley

10.   Mr. Mike Clement

11.   Mr. Jeff Boyd

1.1.4  Institut Médical Chrétien du Kasaï (IMCK)

12.   Dr. Blaise Ndandu Mayimona / Dr. Denis Pirlot de Corbion

13.   Mr. Ntumba Tshitenge

1.2           Membres empêchés

14.   Bill Simmons (PCUSA)

1.3           Consultants (IMCK)

1.      Mr. Kabibu Bimvulu (Administrateur)

2.      Rév. Shamuimba Mbombo (Chef du Personnel)

3.      Mr. Ngalamulume Ntumba (Délégué Syndical Principal)


 

2          Début de la réunion

11-CA-22 la réunion commence à 10h05 avec le chant du cantique N° 302 tiré du recueil de chants des Victoires « Le Seigneur m’aime » suivi de la prière d’invocation et d’illumination dite par Rév. Mboyamba Kabala.

L’Aumônier a fait la méditation tirée de l’ancien Testament dans le livre de l’Exode 8 :16-24 sur le thème « Je ferai la différence entre toi et mon peuple ». Il a exhorté les membres du Conseil d’Administration à tout faire pour que l'IMCK soit distinct des autres instituions médicales tout en comptant sur l’orientation du Seigneur, lutter contre les œuvres de diable et de chercher la plénitude du Saint Esprit.

Rév. Tshidinda Mamba a dit la prière finale.

3          Validation de pouvoir

11-CA-23 Le quorum étant largement atteint de treize personnes sur quinze, le président a déclaré ouverts les travaux du Conseil d’Administration.

4          Elections

11-CA-24 le Conseil d’Administration réélit Mr. Larry Sthreshley, président du conseil d’Administration.  Board of Directors re-elected Mr. Larry Sthreshley, Chairman of Directors.

 

11-CA-25 Le Conseil d’Administration a élu comme Rév. Shamuimba Mbombo, secrétaire rapporteur.  The Board of Directors has elected Rev. Shamuimba Mbombo, recording secretary.

 

5          Approbation de l’ordre du jour

11-CA-26 L’ordre du jour comprenant 20 points a été approuvé.

1.       Validation de pouvoir / Vérification du quorum

2.       Elections

3.       Approbation de l’horaire du jour

4.       Approbation de l’horaire de travail

5.       La vision de l’IMCK

6.       Lecture du PV de la réunion passée tenue du 14 au 16/02/2011

7.       Rapport sur le projet Hydro

8.       Rapport d’activités de l’IMCK par le Médecin Directeur de l’HBB/PAX

9.       Lecture des PV du comité de finance

10.   Rapport financier 2010

11.   Budget 2011

12.   Présentation du Directeur de l’IMCK

13.   Lettres reçues

14.   Composition des comités et sous conseil

15.   Travaux en commissions

16.   Présentation en plénière de travaux en commissions

17.   Désignation des officiers

18.   Signatures des comptes bancaires

19.   Calendrier des réunions

20.   Election du président

21.   Divers

22.   Remerciements

23.   Fin de la réunion

6          Approbation de l’horaire des travaux

Le président présente le rythme des travaux pour les trois jours.

·         08h00 : Début de la réunion

o       Méditation

o       Prière

·         08h30 : travaux

·         10h30 : pause

·         11h00 : travaux

·         13h00 : déjeuner

·         15h00 : travaux

·         17h00 : pause

·         19h30 : diner

11-CA-27 L’horaire des travaux est approuvé.

7          Présentation du directeur de l'IMCK

11-CA-28 Le président du Conseil d’Administration a présenté le directeur de l'IMCK en la personne du Docteur Denis Pirlot de Corbion pour une période de 18 mois.  Chairman of the Board of Directors presented the director of the IMCK in the person of Dr. Denis Pirlot of Corbion for a period of 18 months.

Le Conseil d’Administration confirme et valide le contrat du Docteur Denis Pirlot de Corbion avec l’IMCK.  The Board confirms and validates the contract of Dr. Denis Pirlot of Corbion with IMCK.

8          De la représentation de la délégation syndicale au Conseil d’Administration

11-CA-29 le Conseil d’Administration accepte que la délégation syndicale soit représentée à la réunion du Conseil d’Administration par le délégué syndical principal et en cas de besoins sur les matières spéciales concernant les travailleurs. Il peut être assisté de 5 membres.  The Board accepts that the union delegation is represented at the meeting of the Board of Directors by the Chief Steward and in case of special needs on matters concerning workers. He may be assisted by 5 members.

9          Vision du Conseil d’Administration sur l'IMCK

11-CA-30 Mr. Mike Clement conduit les débats sur l’élaboration de la Vision de l'IMCK. Après un tour de table et la création et les rapports de trois groupes de travail.  Mr. Mike Clement led the discussions on developing the Vision for IMCK. After a round table and the creation and the reports of three working groups.

Mr. Mike Clement commence par remercier les membres du Conseil d’Administration et a précisé que ce voyage était le troisième à Tshikaji. Il a les mêmes occupations avec des groupes semblables au Conseil d’Administration.  Mr. Mike Clement began by thanking the members of the Board and stated that this trip was the third Tshikaji. It has the same occupation with similar groups to the Board of Directors.

 

Il explique que le Vision pour l'IMCK est quelque chose à laquelle les membres veulent atteindre. Ceci ne dit pas que vous pouvez avoir l’accord de tout le monde. La Vision est la déclaration des raisons d’être de l'IMCK et de ses membres. C est l’ensemble des objectifs à atteindre et non un rêve.  He explained that the Vision IMCK is something that members want to achieve. This does not say you can have the agreement of everyone. Vision is a statement of reasons for the IMCK and its members. C is the set of objectives and not a dream.

Il demande à chaque membre de donner ses idées sur ce qu’il veut et ce qu’il veut abandonner pour un avenir convenable de l’IMCK. Chacun écrit trois phrases sur un papier pour préciser quels sont les éléments qu’il veut pour l’avenir de l'IMCK.  He asks each member to give his thoughts on what he wants and what he wants to give up for a decent future for IMCK. Everyone writes three sentences on a paper to clarify what elements he wants for the future of IMCK.

Après les trois groupes sont formés pour le même exercice sur les points suivants :  After, the three groups are trained to the same exercise on the following:

 

Mr. Mike Clement fait ressortir les termes communs pour définir la Vision de l'IMCK en ces termes :   Mr. Mike Clement brings out the common terms to define the Vision for IMCK as follows:

 

IMCK est une institution médicale de formation qui assure le témoignage chrétien par le moyen des soins de qualité, de l’éducation et qui construit des relations de confiance avec d’autres institutions médicales, les patients, les agents, les donateurs et la communauté.

IMCK IS AN INSTITUTION OF MEDICAL TRAINING TO ASSURE THE CHRISTIAN TESTIMONY BY MEANS OF QUALITY OF CARE, EDUCATION AND TO BUILD RELATIONS WITH OTHER INSTITUTIONS TRUST MEDICAL PATIENTS, STAFF, AND THE DONOR COMMUNITY.

10     Présentation du rapport d’activité de l'IMCK en 2010

11-CA-31 le Médecin Directeur de l’HBB présent son rapport d’activités de l’an 2010.  the Medical Director of HBB presents his report of activities of 2010.

Décision #1 : Après lecture du rapport par le Docteur Balise Ndanu, le Conseil d’Administration rejette le rapport de l’activité de l'IMCK en 2010. (voir annexe)  After reading the report by Dr Blaise Ndanu, the Board rejects the report of the activity of IMCK in 2010. (see Annex)

Décision #2 : Le médecin directeur de l'IMCK remettra un rapport corrigé dans un délai de 8 semaines sous la supervision du directeur IMCK et le président de l'IMCK.  The medical director of IMCK will submit a corrected report within eight weeks under the supervision of the IMCK Director and the President of IMCK.

11     Rapport financier de l’exercice fiscal 2010

Décision #3 : le Conseil d’Administration reporte à la prochaine réunion la lecture du rapport financier 2010 et le budget pour 2012.  the Board deferred to the next meeting a review of the 2010 financial report and the fiscal budget for 2012.

12     Rapport provisoire du commissaire aux comptes  Interim Report of auditor

11-Ca-32 Après la lecture du rapport provisoire du commissaire au compte par l’administrateur, les recommandations et décisions seront énoncées après lecture de la présentation du Directeur a.i.  After reading the draft report of the auditors for consideration by the administrator, recommendations and decisions will be set after reading the Acting Director's presentation

11-CA-33 Le Conseil d’Administration constate que le rapport provisoire mentionne un solde de $3580 alors que l’inventaire physique effectué au 5 mai 2011 est de $84,227.00 et qu’aucune entrée n’est intervenue entre l’inventaire de l’auditeur externe et l’inventaire du 5 mai 2011.  The Board notes that the draft report refers to a balance of $ 3,580 while the physical inventory conducted on May 5, 2011 is $ 84,227.00 and no entry is made ​​between the inventory of the external auditor and the Inventory of May 5, 2011.

En conséquence de quoi, le Conseil d’Administration demande à la commission du personnel de statuer sur le statut de Mr. Katumonanganyi Sébastian Ndundamene.  As a result, the Board asked the Personnel Commission to rule on the status of Mr. Sebastian Katumonanganyi Ndundamene.

13     Rapport de la commission de recouvrement  Report of the Committee on collections/recoveries [of debts owed to IMCK]

11-CA-34 Un membre de la commission de recouvrement lit le rapport d’activité de la commission pour la période mars-avril 2011.  A member of the Committee reads the recovery progress report of the Committee for the period March-April 2011.

Décision #4 : mise en œuvre du fonctionnement de la commission de recouvrement.  implementation of the operation of the commission for collections/recoveries.

14     Présentation du Directeur

11-CA-35 Après la présentation de l’état de l'IMCK par le Dr. Denis Pirlot de Corbion (voir annexe) les décisions suivantes sont prises :  After presenting the state of the IMCK by Dr. Denis Pirlot of Corbion (see Appendix) the following decisions were taken:

Décision #5 : Préparer un inventaire de tous les actifs immobilisés totalement amortis et évaluation de leur état fonctionnel.  Prepare an inventory of all fixed assets fully depreciated and evaluation of their functional status.

N.B. : S’ils sont fonctionnels au-delà de leur amortissement, c.-à-d. sans valeur résiduelle mais ayant encore d’une valeur marchande de plus de $1000, ils feront l’objet d’une appréciation lors du prochain Conseil d’Administration.  If they are operating beyond their depreciation, ie d. no residual value but continues to have a street value of over $ 1000 they will be assessed at the next Board of Directors.

Décision #6 : Préparer une proposition de révision des dénominations de fonction et de l’organigramme.  Prepare a proposal to revise the names of function and organization.

Décision #7 : Préparer une proposition de révision du processus de l’évaluation du personnel.  Prepare a proposal to revise the process of staff evaluation.

Décision #8 : Un budget prospectif sera proposé à la prochaine réunion du Conseil d’Administration pour l’exercice 2012.  A prospective budget will be proposed at the next meeting of the Board of Directors for 2012.

Décision #9 : L’approbation des comptes 2009 et 2010 est reporté à la prochaine réunion du Conseil d’Administration.  Approval of accounts for 2009 and 2010 was postponed to the next meeting of the Board of Directors.

Décision #10 : Rechercher en vue du recrutement d’un responsable de maintenance ingénieur électromécanicien de niveau universitaire.  Look for the recruitment of a Chief Maintenance Engineer Electrician at the university level.

Décision #11 : Rechercher en vue du recrutement d’un chirurgien (voir commission du personnel).  Look for the recruitment of a surgeon (see Personnel Commission).

Décision #12 : Prise de contact avec Chanimetal pour la réparation et/ou remplacement en tout ou en partie du château d’eau.  Contacting Chanimetal for repair and / or replacing all or part of the water tower.

Décision #13 : Préparation d’une proposition pour la rénovation des laboratoires médicaux du PAX et de l’HBB.  Preparing a proposal for renovation of medical laboratories in the PAX and the HBB.

 

15     Rapport du projet « centrale hydroélectrique »  Report of the "hydro"

11-CA-36 Le Dr. John Fletcher présente un rapport sur l’état actuel de la centrale hydroélectrique. (Voir annexe).  Dr. John Fletcher reports on the current state of the hydroelectric plant. (See annex).

16     Lettres reçues  Letters received

16.1       Candidatures de Médecins

11-CA-37 trois docteurs en médecine ont soumis leur candidature au poste de médecin généraliste :  three medical doctors have applied for the post of general practitioner:

1.      Docteur Ilunga Kabeya Barth

2.      Docteur Djongesongo Djamba

3.      Docteur Ntumba Lumbamba

Décision #14 : renvoi en commission du personnel  referral to the personnel committee

16.2       Lettre du Chef Kamenga

11-CA-38 Le Conseil d’Administration charge le directeur, l’administrateur et l’aumônier d’entrer en contact avec le chef Kamenga.  The Board instructed the director, the Administrator and the chaplain to come into contact with Chief Kamenga.

16.3       Lettre du chef Tshibata Mutamba

Décision #15 : le Conseil d’Administration charge l’administrateur de répondre à la demande du chef Tshibata conformément à la décision du Conseil d’Administration du mois février 2011.  the Board instructed the administrator to answer the request of Chief Tshibati in accordance with the decision of the Board of Directors in the month of February 2011.

16.4       Memo des travailleurs en état d’urgence  Memo of workers in a state of emergency

Décision #16 : Le Conseil d’Administration charge le bureau d’écrire une lettre à ces travailleurs pour leur demander de suivre la voie légale.  The Board instructed the office to write a letter to workers asking them to follow the legal path.

Responsable : Rév. Shamuimba Mbombo

16.5       Memo de la délégation syndicale  Memo from the trade union delegation

11-CA-40 Le Conseil d’Administration remercie la délégation syndicale de son implication dans le dossier des assainis et du recouvrement. Le Conseil d’Administration se régulièrement du résultat du recouvrement et encourage la délégation de continuer à travailler avec l’employeur.  The Board thanked the delegation of trade union for their involvement in the matters of layoffs and collections/recoveries. The Board of Directors takes note on the outcome of recoveries and encouraged the delegation to continue working with the employer.

17     Commissions de travail du Conseil d’Administration Working Committees of the Board of Directors

17.1       Composition

17.1.1                        Commission des finances :

1.       Mr. Larry Sthreshley

2.       Mr. Ntumba Simon Tshitenge

3.       Fr. Laurent Kamizelo (rapporteur)

4.       Mme Catherine Smoot Eason

5.       Mme Lisa Kaye Yearta

6.       Dr. Denis Pirlot de Corbion

17.1.2                        Commission du personnel

1.       Pasteur Dr. Mulumba Musumbu Mukundi

2.       Mr. Bernard Kabibu

3.       Rév. Kabasele Bantubiabo

4.       Rév. Shamuimba Mbombo

5.       Mr. Jeff Boyd

6.       Mr. Mike Clement

17.1.3                        Commission Mixte

1.       Mr. John Fletcher

2.       Rév. Mboyamba Kabala

3.       Rév. Tshidinda Mamba

4.       Rév. Birakara Ilowa

17.2       Présentation en plénière des travaux en commissions  Plenary presentation of work in committees

1)    Commission des finances

a)    L’élaboration d’un avenant à la convention avec les clients conventionnés en vue plafonner les dettes  The development of an addendum to the agreement with customers contracted to cap the debt

A la suite de la proposition d’un avenant au contrat de convention médicale entre les clients conventionnés et l’IMCK, la commission des finances propose de faire une étude de marché des positions tarifaires des services médicaux et hôpitaux de la Kananga (concurrence).  Following the proposal of an amendment to contract agreement between the medical and IMCK contracted customers, the Finance Committee proposes to do a market study of tariff medical services and hospitals in Kananga (competition).

Après analyse des coûts et une soigneuse révision de la convention médicale dans la perspective, une liste de prix de vente des services et prestations offerts par l'IMCK à la population sera développée. Mr. Mike Clement (MPPC) sera consulté.   After cost analysis and a careful review of the medical convention in perspective, a list of sales prices of services and benefits offered by IMCK to the population will be developed. Mr. Mike Clement (MPPC) will be consulted.

Décision #17 : Les prix à la facturation seront exprimés en dollars pour combattre la dévaluation lors du paiement des factures.  Billing prices will be expressed in dollars to fight at the devaluation of the payment of invoices.

Décision #18 : les prix facturés au client seront réduits à 150% du prix public.  prices charged to [institutional] customers will be reduced to 150% of those charged to the public.

.Responsable : Directeur IMCK

b)   Départ du Business Manager adjoint Departure of Assistant Business Manager

Les tâches précédemment confiées au business manager adjoint seront distribuées entre :  The tasks previously entrusted to the deputy business manager will be distributed between:

·         Le directeur a.i.  The Acting Director

·         L’administrateur  The Administrator

·         Les différents services de la comptabilité (Chef comptable et collaborateurs)  The various departments of Accounting (Chief Accounting Officer and employees)

·         Consultants externes  External Consultants

·         Autres  Others

Responsable : Chef comptable  Chief Accountant, Administrateur Administrator , Directeur IMCK.

c)    Révision du plan comptable et la comptabilité générale  Revision of the chart of accounts and the general accounting system

Il convient de trouver au sein du personnel des personnes de confiance/compétente pouvant reprendre la direction comptable sous la supervision directe du directeur a.i.  People should be found among the staff that are trustworthy / competent who can take over the management of accounting under the direct supervision of the Acting Director

Avec le support des membres de la délégation MPPC et la collaboration de tous le responsables de centres de frais et de profit les centres frais seront énumérés distinctement afin de rendre l’analyse des coûts et de la performance de l’hôpital plus clair et significative.  With the support of members of the delegation MPPC and collaboration of all the responsible cost centers and profit centers, the centers will be listed separately [in accounting] in order to make analysis of cost and performance of the hospital more clear and meaningful.

Responsable : le directeur Director of IMCK, Président du Conseil d’Administration Board Chairman.

d)   Système de contrôle pour les comptes désignés  Control system for designated accounts

Chaque projet recevra un numéro de compte particulier.  Each project will receive a special account number.

Chaque dossier de projet avec fonds désigné fera l’objet d’une description détaillée des ses buts avec désignation du gestionnaire de projet, ses objectifs, indicateurs et prévision et mesure de la performance.   Each project file with designated funds will have a detailed description of its goals with the project manager, objectives, indicators and forecasting and performance measurement.

Un budget particulier sera détaillé et chaque dépense détaillée afin de justifier les dépenses contre les objectifs. Un rapport détaillé sera communiqué à chaque donateur privé ou institutionnel.    A special budget will detail each expense and detail to justify the expenditure against targets. A detailed report will be sent to each donor or private institutions.

Dès lors, le fonds Hanninger sont à également à gérer à l’instar de tous les autres projets à l'IMCK tout en respectant les affectations conformément à l’outil « Funding Guidelines ». Le projet Health Mothers Healthy Children » sera utilisé à diverses demandes/besoins sous la supervision directe du Dr. Larry Sthreshley.   Therefore, the Hänninger funds are also to be managed like all other projects in IMCK while respecting the assignments according to the tool "Funding Guidelines ". The project “Healthy Mothers Healthy Children" will be used in various applications / needs under the direct supervision of Dr. Larry Sthreshley.

La direction déterminera la situation actuelle et réelle des motivations des travailleurs rémunérés par l'IMCK en tout et en partie pour un ou plusieurs projets à fonds désignés.  Management will determine the current situation and real purposes of workers paid by the IMCK who are wholly or partly involved with one or more projects with designated funds.

Responsables : Directeur Director of IMCK et Président du Conseil d’Administration Board Chairman

e)   Source de fonds et le budget de l’ISTM  Source of funds and the budget of the ISTM

L’ISTM va développer sous la supervision et le soutien du Conseil d’Administration de trouver les voies et moyens une stratégie de levée de fonds pour l’acquisition du matériel et les frais de fonctionnement de l’ISTM.  The ISTM will develop under the supervision and support of the Board to find ways and means for a fundraising strategy for the acquisition of equipment and running costs of the ISTM.

L’autonomie financière de l’ISTM à travers ses statuts permettra sa pérennité. Les statuts assureront un support et une supervision du Conseil d’Administration de l'IMCK.   The financial autonomy of the ISTM through its statutes allows its survival. The statutes provide for support and supervision by the Board of IMCK.

Le budget de l’ISTM doit être revu et corrigé en vue de donner une prévision budgétaire à terme de 3 ans. Cet exercice sera à renouveler à l’issue de chaque exercice fiscal.  The budget of the ISTM should be reviewed and corrected to give a forecast budget period of 3 years. This exercise will renew at the end of each fiscal year.

Une étude de rentabilité sera présentée afin de déterminer les seuils de rentabilité en fonction du nombre d’étudiants inscrits. Dans l’entretemps les responsables de l’ISTM présenteront un budget sur 3 ans démontrant leurs besoins en termes de ressources humaines (y inclus les salaires/honoraires). Cet exercice budgétaire sera à renouveler annuellement.  A feasibility study will be presented to determine the threshold of profitability based on the number of students enrolled. In the meantime the leaders of the ISTM will present a budget over 3 years showing their needs in terms of human resources (including salaries / fees). This budget must be renewed annually.

The Department of Defense des USA pourrait devenir une source de financement d’extension des bâtiments de l’ISTM. Mr. Larry Sthreshley suit le dossier.  The U.S. Department of Defense could become a source of funding for the extension of ISTM buildings. Mr. Larry Sthreshley is following the case.

Les salaires des travailleurs sous contrat avec l’IMCK travaillant à l’ISTM seront portés au budget de l’ISTM. Les consultants/enseignants visiteurs/extérieurs seront rémunérés sous contrat de service.  The wages of workers under contract with IMCK working at ISTM will be charged to the budget of the ISTM. Consultants / visiting faculty / exterior will be paid under a service contract.

Responsables : Mr. Mayambi and et président du conseil d’administration Board Chairman.

Décision #19 : Mr. Ntumba Simon étudiera les mécanismes pour obtenir l’autofinancement de l’ISTM  Mr. Ntumba Simon will explore mechanisms for the self-financing of the ISTM

f)     Prime pour la commission de Recouvrement  Bonus for the commission on Collections/Recoveries

Le taux de la prime de motivation des membres actifs de la commission de recouvrement sera à plafonner à 2% des sommes effectivement recouvrées. Les membres de la commission participeront activement au développement de la stratégie d’approche des clients afin de réduire le délai client. Méthodologie, objectifs, indicateurs et performance seront définis afin de rendre l’activité de la commission objective et mesurable.  The rate of bonus incentive of active members of the Committee will have a cap of 2% of the amount actually recovered. The committee members will participate actively in the development of the strategy of outreach to clients to reduce customer delay. Methodology, objectives and performance indicators will be established to make the activity of the Committee objective and measurable.

Les visites aux clients seront dûment préparées et leur fréquence diminuée. L’effectif des recouvreurs est ramené à 2 membres dont un de comptabilité et un second de la délégation syndicale.  Client visits will be properly prepared and their frequency reduced. The number of collectors [on each client visit] is reduced to 2 members including accounting and a second of the union delegation.

Responsables : Directeur Director of IMCK, Révérend Kabasele Bantubiabo

g)    Dossier DGRAD  File DGRAD

L'IMCK est dans l’attente d’une réponse de la lettre transmise à la DG RAD par la CPC. Cette lettre avait été envoyée avec copie notamment au procureur général qui a soutenu le point de vue de l'IMCK.  The IMCK is awaiting a response from the letter sent to DGRAD by the CPC. This letter was sent with a copy including the Attorney General who argued the point of view of IMCK.

Le dossier est dès lors en suspens.  The case is therefore outstanding.

Responsable : Mr. Ntumba Simon Tshitenge

h)   Clinique dentaire  Dental Clinic

La direction procurera à la clinique dentaire les éléments constitutifs de ses dépenses et recettes.   Management will provide to the dental clinic the components of its spending and revenues.

Sur cette base, le directeur de la clinique dentaire, en collaboration avec la direction des services médicaux et la direction, développera une stratégie budgétaire et d’évaluation de la performance.   On this basis, the Director of the Dental Clinic, in collaboration with the Health Services and management, will develop a budget strategy and performance assessment.

Le directeur de la clinique dentaire proposera un plan de développement et de recherche de fonds afin d’assurer un service dentaire de qualité et de faire de la clinique un centre de profits.  The director of the Dental Clinic will offer a development plan and seek funding to provide quality dental service and to make the clinic a profit center.

Il multipliera les contacts avec les donateurs potentiels afin de lever les fonds nécessaires à la réalisation de son plan de développement.  He will multiply contacts with potential donors to raise the funds necessary to carry out this development plan.

Le Conseil d’Administration recommande au directeur de la clinique dentaire de faire des efforts pour une production rentable et de multiplier des contacts pour obtenir des subventions.  The Board recommends to the Director of the Dental Clinic to strive for profitable production and building contacts for grants.

Responsable : Directeur Director of IMCK

i)     Direction de l’ophtalmologie  Directorate of Ophthalmology

Le Conseil d’Administration recommande au Directeur de l’Ophtalmologie de respecter le protocole entre l'IMCK et le CBM pour que les fonds soient transférés par le canal de l'IMCK et non par le canal des pères de Scheut.  The Board recommends to the Director of Ophthalmology that he respect the protocol between IMCK and CBM for the funds to be transferred via the channel of the IMCK and not through the Fathers Scheut.

Le directeur passera en revue le protocole avec la CBM afin de déterminer les méthodes appropriées au développement durable de la collaboration avec ce donateur.  The director will review the protocol with CBM to determine the appropriate methods for sustainable development of collaboration with the donor.

Une lettre sera rédigée à l’intention de la CBM ; cette lettre sera transmise par l’entremise de Mr. Larry Sthreshley. Elle recommandera à la CBM de transmettre les fonds directement à l'IMCK. Elle contiendra l’assurance que la clarté de la destination, des fonds, les objectifs et les indicateurs de performance et leur mesure. Toutes les dépenses seront justifiées, portées dans le système comptable à des fins de rapports réguliers dont la fréquence est à déterminer.  A letter will be written for the CBM, this letter will be forwarded through Mr. Larry Sthreshley. It will recommend to the CBM to provide funds directly to IMCK. It will contain assurances that the clarity of purpose, funding, objectives and performance indicators and measurement. All expenses are justified, made ​​in the accounting system for regular reporting of frequencies to be determined.

Responsables : Directeur IMCK, Président du Conseil d’Administration

2)    Commission du Personnel ;  Personnel Committee

a)    Dossier File of Dr. Rémy Nsabua

a.      Charge l’Administration de l’IMCK de corriger l’intitulé de la lettre adressée au Dr. Rémy Nsabua par Convention de bourse.  The Administration of IMCK is instructed to correct the title of the letter addressed to Dr. Rémy Nsabua in accordance with the scholarship award.

b.      Remplacer le mot « tribunal » par « Régler nos différent à l’amiable. »  Replace the word "court"to "solve our differences amicably. "

c.       Enlever les mots « conformément à loi du pays » par « revenir pour travailler dans les condition existantes à l’IMCK. » Remove the words "in accordance with law of the country" to "return to work in the conditions existing at IMCK. "

Responsable : Directeur IMCK, Chef du Personnel Chief of Personnel.

b)   Dossier recrutement d’un médecin chirurgien pour travail au Pax.  File: Recruit a surgeon to work at Pax.

i)               Une commission de sélection de candidat et de son évaluation sera mise en place par le Directeur assisté par Dr. Fletcher et Dr. Blaise.  A committee of candidate selection and evaluation will be established by the Director assisted by Dr. Fletcher and Dr. Blaise.

ii)             Les études de commission se baseront sur les critères ci-après  The work of this committee will be based on the following criteria

·        Avoir son diplôme de fin d’études en chirurgie obtenu dans un établissement universitaire reconnu par l’Etat  Have graduated in surgery from an academic institution recognized by the State

·        Etre un bon chrétien  Being a good Christian

·        Avoir une expérience de pratique professionnelle dans une formation médicale reconnue par l’Etat  Have experience of professional practice in his medical education recognized by the State

·        Etre enregistré au numéro d’ordre des médecins  Be registered with a serial number of doctors

·        Accepter les conditions de travail existantes a l’IMCK  Accept existing working conditions at IMCK

·        Accepter d’habiter le lieu de travail  Willingness to live in the area of the workplace

iii)           La commission fera le rapport au Conseil d’Administration de novembre 2011  The Committee will report to the Board of Directors in November 2011

Responsables : Directeur IMCK, Dr. John Fletcher, Dr. Blaise Ndandu

c)    Dossier Pharmacien  Pharmacy File

i)               Accepter que le pharmacien continue à travailler à la pharmacie et à l’ISTM[1]  Accept that the pharmacist continues to work at the pharmacy and at the ISTM

ii)             Qu’il repartît ses heures de travail pour ces deux services et d’être en contacts réguliers avec le Directeur de l’IMCK.  he divides his working hours for both services and be in regular contact with the Director of IMCK.

Responsables : Directeur IMCK, Président du Conseil d’Administration

d)   Dossier File of Katumonanganyi Sébastian Ndundamene

i)               Apres avoir reçu sa demande du 18 mai 2011 de séparation à l’amiable avec l’IMCK et vu qu’il se sent mal à laisse de continuer de travailler avec l’institution, le C.A. accepte après avis favorable de la délégation syndicale en faveur de cette demande.  After receiving the request of 18 May 2011 for amicable separation with IMCK and since he feels uncomfortable continuing to work with the institution, the Board accepts a favorable opinion of the union delegation in favor of this request.

ii)             Le C.A. charge l’administration centrale de calculer son de compte final en présence du vice représentant légal, de la délégation syndicale, du permanent syndicaliste Tshishimbi et de l’inspecteur principal du travail M. Louis d’Or Mulumba Lupaka, chef de division.  The Board instructs the Management to calculate his final account in the presence of the vice legal representative, the union delegation, the Standing unionist Tshishimbi and Labour Chief Inspector M. Louis d’Or Mulumba Lupaka, Chief of the division.

Responsables : Chef du Personnel

i)               Entre temps l’administrateur est chargé de l’opération de coffre fort  Meanwhile the Administrator is responsible for the operation of the vault

Responsable : Administrateur

i)               Cette décision annule celle du C.A. de février 2011  This cancels the decision of the Board of February 2011

ii)             Que l’administration cherche quelqu’un parmi le personnel aux finances pour s’occuper de la finance de l’IMCK.  The administration should be looking for someone from the finance staff to handle the finances of IMCK [ISTM?].

Responsables : Directeur IMCK

3)    Commission Mixte  Miscellaneous Committee

a)    Statuts de l’ISTM  Constitution of the ISTM

La commission mixte a procédé à une relecture des statuts proposés par l’administration de l'IMCK.  The Joint Commission conducted a second reading of the statutes proposed by the administration of IMCK.

Les statuts seront complétés et proposés au prochain Sous-Conseil.  The articles will be completed and given to the next Sub-Council.

Responsable : Mr. Alexis Mayambi, Directeur IMCK

18     Fin de la réunion

Décision #20 : le prochain Conseil d’Administration aura lieu les 15 et 16 novembre 2011.  the next Board meeting will be held on 15 and 16 November 2011.

Prière par ????

 


 

19      Annexe 1 : Commissions Permanentes  Standing Committees

19.1       Services Médicaux

Président : Dr. Ndandu Blaise

19.2       Ressources Humaines

Président : Rév. Medard Shamuimba Mbombo

19.3       Education et Recherche

Président : Mr. Jacques Mpoi Lumpungu

19.4       Approvisionnement et finances

Président : Dr. Denis Pirlot de Corbion

1.       Mr. Bernard Kabibu Bimvulu

2.       Délégué MPPC (Dr. John Fletcher représente MPPC)

3.       Mr. Simon Ntumba Tshitenge

4.       Dr. Larry Sthreshley

5.       Mr. Alidor Kapuku Muamba Mbuyi (expert comptable)

6.       Délégué des travailleurs

19.5       Relations Extérieures

Président : Mr. Bernard Kabibu

20     Annexe 2 : Liste des Positions à l’IMCK

Nom et Post noms                                         Fonction exercée

Mr. Ntumba Tshitenge                                 Représentant Légal

Rév. Shamuimba Mbombo                        Représentant Légal, 1er Suppléant  1st Alternate

Mr. Tshishimbi Kasonga                                              Représentant Légal, 2ème Suppléant

Dr. Pirlot de Corbion Denis                        Directeur

Dr. Mulaja Mukendi                                      Directeur Médical

Mr. Kabibu Bimvulu                                      Administrateur

Dr. Ndandu Blaise Mayimona                   Directeur de la Santé Communautaire  Community Health

21     Annexe 3 : Liste des personnes autorisées sur les compte bancaires  List of persons authorized on bank accounts

21.1       Banque Commerciale du Congo

1.       Mr. Larry Sthreshley

2.       Dr. Denis Pirlot de Corbion

3.       Mr. Kabibu Bimvulu

4.       Rév. Shamuimba Mbombo

21.2       Citybank

1.       Mr. Larry Sthreshley

2.       Dr. Denis Pirlot de Corbion

3.       Mr. Kabibu Bimvulu

4.       Dr. Kapembu Kanda

21.3       PNC Bank

1.       Mr. Larry Sthreshley

2.       Dr. Denis Pirlot de Corbion

3.       Mr. Kabibu Bimvulu

4.       Rév. Shamuimba Mbombo

21.4       Wachovia

1.       Mr. Larry Sthreshley

2.       Dr. Denis Pirlot de Corbion

3.       Mr. Bernard Kabibu

4.       Rév. Shamuimba Mbombo

22     Annexe 4 : Liste des donateurs privés et institutionnels

22.1       Institutions

1.       Medical Benevolence Foundation (MBF)

2.       Presbyterian Church in the United States (PCUSA)

3.       Myers Park Presbyterian Church (MPPC), Charlotte (NC)

4.       United States Agency for International Development (USAID)

5.       Christoffel Blindenmission (CBM), (Germany)

6.       St. Philip Presbyterian Church, Houston (TX)

7.       New Providence Presbyterian Church, Maryville (TN)

8.       New Castle Presbytery, Lewes (DE)

9.       Presbytery of Sheppards and Lapsley, Birmingham (AL)

10.   Westminster Presbyterian Church, Rehoboth Beach (DE)

11.   First Presbyterian Church, Cranbury (NJ)

12.   Rivers of the World, (ROW) (GA)

13.   Broad Street Presbyterian Church, Columbus (OH)

14.   Medical Lab. Technology-students, Lewes (DE)

15.   Bethel Presbyterian Church, Columbus (OH)

16.   Réseau Pharmaceutique Oecuménique (EPN)

17.   Trinity Presbyterian Church – Modesto (CA)

18.   Imago Dei Christian Community, Pearl City (HI)

19.   Piedmond Presbyterian Church, Piedmond (WV)

20.   Warner Memorial Presbyterian Church, Kensington (MD)

21.   United Church of Canistota ,Canistota (SD)

22.   First Presbyterian Church-Union (SC)

23.   First Presbyterian Church- Lakeview (MO)

24.   Gwynedd Square Presbyterian Church, Lansdale (PA)

25.   Westminster Presbyterian Church-Oakwood (OR)

26.   First Presbyterian Church-Mesquite (TX)

27.   First Presbyterian Church-Colonial (WY)

28.   Christ Presbyterian Church of Goodyear, Goodyear (AZ)

29.   New Hope Presbytery, Rocky Mount (NC)

30.   First-Scots Presbyterian Church, North Charleston (SC)

31.   First Presbyterian Church Moorestown, Moorestown (NJ)

32.   Crossroads Presbyterian Church, Mequon (WI)

33.   Eastminster Presbyterian Church, Indialantic (FL)

34.   Pines Presbyterian Church, Houston (TX)

35.   Fremont Presbyterian Church, Sacramento (CA)

36.   First Presbyterian Church-Wilmington (NC)

37.   John Knox Presbyterian Church, Indianapolis (IN)

38.   Leland Presbyterian Church, Leland (MS)

39.   Banner Elk Presbyterian Church, Banner Elk (NC)

40.   Knox Presbyterian Church, St. Paul  (MN)

41.   Campbell Memorial Presbyterian Church,  Weems (VA)

42.   Burgaw Presbyterian Church, Burgaw (NC)

43.   First Presbyterian Church, Newberg (OR)

44.   Yachats Community Presbyterian Church, Yachats (OR)

45.   Good Samaritan Presbyterian Church, Waldorf (MD)

46.   Grosse Pointe Memorial Presbyterian Church, Grosse Pointe Farms (MI)

47.   Lewes Presbyterian Church, Lewes (DE)

48.   Evanston Bicycle Club, Evanston  (IL)

22.2       Private

49.   David W. McElroy, Wythe, (VA)

50.   Grier and Jeannine White, Lewes (DE)

51.   Rev. Rocky S. Supinger, Pomona (CA)

52.   Mr. and Mrs. Kent Stephens, Dublin (OH)

53.   Mr. and Mrs. Charles F. Smoot, Columbus (OH)

54.   Rev. and Mrs. Robert G. Larimer,Altoona (PA)

55.   Mr. Peter I. Olchvary, East Windson (NJ)

56.   Dr. and Mrs. Oliver F. Roddey, Jr., Charlotte (NC)

57.   Dr. and Mrs. Henry Nelson, Maryville (TN)

58.   Elsie Anne McKee, Princeton (NJ)

59.   Jimmy Shafe, Grayson (GA)

60.   Dr. and Mrs. Hugh L. Farrior, Black Mountain (NC)

61.   Ms. Regina H. Gersch, Grosse Pointe (MI)

62.   Ms. Marcia B. Murray, Lubbock (TX)

63.   Ms. Daniel Downie, Canfield (OH)

64.   Mrs. Anne S. Mckee, Greensboro (NC)

65.   Rev. and Mrs. William Washburn, Bland (VA)

 



[1] Suite à la conversation téléphonique durant la réunion de la commission du personnel, Mr. Alexis Mayambi a exprimé son désir de rester à l’ISTM. Un avenant en ce sens sera rédigé et signé.  Following a telephone conversation during the meeting with the Personnel Committee, Mr. Alexis Mayamba expressed his desire to stay at ISTM. An amendment to that effect will be drafted and signed.